Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antarmanusia atau pmpinan kantor dengan stafnya.

1. Pengertian Rapat

        Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselanggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk mengambil keputusan. Jadi, rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

        Walaupun rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering kita temukan beberapa permasalahan dalam rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan dari pegawai, "Apa sih, gunanya rapat?". Artinya, adanya ketersepakatan anggota organisasi untuk mengikuti rapat karena dianggap tidak perlu, dan membuang-buang waktu. 

Hal ini terjadi karena pengelolahan rapat yang kurang tepat antara lain sebagai berikut.

a.    Para anggota organisasi terlalu sering diminta untuk mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat.

b.     Rapat hanya dijadikan alat pembenaran ide atau kehendak pimpinan.

c.     Hasil rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa pernah   diusahakan untuk direalisasikan.

         Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat. 

Berikut disajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli.

a.    Menurut Nunung dan ratu Rvi rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor   dengan stafnya.

b.  Kemudian Wursanto memberikan beberapa pandangan pengertian yang kemudian bisa disimpulkan oleh penulis.

       1)  Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang serimg diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

        2)   Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

        3)   Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

        4)   Juga dapat dikatakan, bahwa rapat adalah lomunikasi kelompok secara resmi.

        5)   Rapat adalah pertemuan antara para anggota dilingkungan kantor/organisasi sendiri untuk   membicarakan, merundingan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.      

     6) Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan bersama.

2. Jenis-Jenis Rapat dan Syarat-Syaratnya

a. Jenis-Jenis Rapat

       Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis. Berikut jenis-jenis rapat.

1) Menurut tujuannya, yaitu sebagai berikut.

    a)   Rapat penjelasan ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja. 

     b)      Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecaha  suatu masalah ynag dihadapi. Suatu masalah dapat dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling  mengait.

    c)   Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan untuk menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agat tidak saling merugukan kedua belah pihak.

2) Menurut sifatnya, rapat dibedakan sebagai berikut.

       a)     Rapat formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan ynag berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapatkan undangan.

       b)     Rapat informal yaitu rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal. Dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja, dengan siapa saja.

3) Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan sebagai berikut.

      a)   Rapat mingguan yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.

        b)     Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu.

                Misalnya, membahas rugi bulan yang lalu.

        c)     Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun.

                Misalnya, rapat Dewan Komisaris.

4) Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan sebagai berikut.

        a)     Rapat rutin, yaitu rapat yang suda ditentuka waktunya, mingguan, bulanan, dan tahunan.

       b)   Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi itu nerupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.   

b. Syarat-Syarat Rapat
        Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhsil, apabila bertujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Supaya dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakan syarat-syarat rapat ynag baik?
        Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memnuhi kriteria sebagai berikut.
1)    Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain.
2)    Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
3)    Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka)
4)    Adanya umsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

Adapun untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus